Modèle de Compte Rendu d'AG d'Association : Trame Gratuite (Word / Doc)

Modèle de Procès-Verbal d'Assemblée Générale d'Association (Loi 1901, Fédérations & Unions)

L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est l'instance souveraine de toute association régie par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association. La rédaction d'un procès-verbal d'AG clair, structuré et conforme est indispensable pour attester de la régularité des délibérations, valider les comptes annuels, déposer les modifications statutaires en préfecture et justifier des subventions auprès des collectivités territoriales, ministères ou commissaires aux comptes.

Choisissez ci-dessous entre la pré-transcription automatique de votre PV Word à partir de l'enregistrement audio de votre AG (Option 1 — Recommandée) ou le téléchargement immédiat de la trame Word vierge à remplir à la main (Option 2) :

Option 1 (Recommandée — Séance enregistrée) : De l'Audio de l'AG au Procès-Verbal Word (.docx) en Divisant par 2 Votre Temps de Rédaction

Pourquoi passer 4 à 7 heures au casque par heure d'audio à déchiffrer vos notes manuscrites ? Avec la pré-transcription en 2 passes de Le Scribe Audio (60 minutes offertes sans carte bancaire), vous ramenez la réécoute intégrale et la mise en forme finale à 2 ou 3 heures par heure d'audio :

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En vidéo (1 min 57) : Associations Loi 1901 & Copropriétés — PV d'AG, Changement de Bureau & Rapport Moral en Word

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Option 2 (Trame manuelle sans audio) : Télécharger le modèle Word (.docx) vierge à remplir

Si votre réunion n'a pas été enregistrée en audio, téléchargez ci-dessous notre modèle complet au format Word (.docx) 100 % modifiable (en personnalisant les champs [entre crochets] en un clic). Pour approfondir les obligations déclaratives officielles, consultez le portail Service-Public.fr sur le fonctionnement associatif.

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Les Mentions Légales Obligatoires d'un Procès-Verbal d'AG

Même si la loi de 1901 laisse une grande liberté rédactionnelle aux statuts associatifs, un procès-verbal doté d'une véritable valeur probante doit obligatoirement consigner les éléments suivants :

1. Identification complète de la séance : Nom officiel de l'association tel que déclaré en préfecture, date, heure de début, lieu de réunion (ou mention de la visioconférence si autorisée par les statuts).
2. Composition de la tribune de séance : Désignation nominative du Président de séance et du Secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal.
3. Constatation formelle du quorum : Nombre d'adhérents présents, nombre de pouvoirs reçus et total des voix délibératives comparé au seuil statutaire imposé.
4. Ordre du jour précis : Liste intégrale des points soumis à l'assemblée, tels que notifiés dans les convocations adressées aux adhérents.
5. Détail des rapports présentés : Synthèse du rapport moral du Président, du rapport d'activité et du rapport financier présenté par le Trésorier.
6. Résultat des votes résolution par résolution : Nombre exact de voix favorables, voix défavorables et abstentions pour chaque décision soumise au vote.
7. Clôture de séance : Mention de l'heure de levée de la séance et signatures manuscrites ou électroniques vérifiées des membres du bureau habilités.

Les Étapes Clés d'une Assemblée Générale Réussie

Pour garantir un déroulement fluide et prévenir tout risque de contestation entre adhérents, respectez rigoureusement la chronologie suivante :

• La Constatation du Quorum : Vérification minutieuse de la feuille de présence émargée par les adhérents à leur entrée en salle, ainsi que de la régularité des pouvoirs confiés par les membres absents.
• Le Rapport Moral et d'Activité : Présentation par le Président du bilan des actions concrètes menées au cours de la saison écoulée, des réussites associatives et des perspectives de développement.
• Le Rapport Financier du Trésorier : Présentation détaillée du compte de résultat, du bilan d'exercice, du montant des réserves et proposition du budget prévisionnel de l'exercice à venir.
• L'Approbation des Comptes et Quitus : Vote formalisé par les adhérents accordant le quitus de gestion aux membres du Conseil d'Administration.
• L'Élection ou le Renouvellement du Conseil d'Administration : Dépouillement des candidatures selon le mode de scrutin défini par vos statuts (scrutin uninominal ou de liste, vote à main levée ou à bulletin secret).

Démarches Préfectorales & Formalités Administratives

En cas de changement dans la composition du bureau (Président, Trésorier, Secrétaire), de transfert du siège social ou de modification des statuts, le procès-verbal d'AG signé doit être déclaré dans un délai légal de 3 mois :

• En ligne via le téléservice officiel : Démarche dématérialisée e-modification association sur Service-Public.fr.
• Auprès du greffe des associations : Par dépôt ou envoi recommandé à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend votre siège associatif.
• Conservation au registre spécial : Même si la tenue du registre des délibérations n'est plus pénalement sanctionnée, archiver les procès-verbaux d'AG et feuilles de présence pendant au moins 5 ans (et 10 ans pour les pièces comptables) reste indispensable pour justifier de la gouvernance en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

Pourquoi Enregistrer les Débats et Utiliser la Transcription IA ?

Lors d'une assemblée générale associative, les échanges entre adhérents peuvent rapidement devenir denses, passionnés ou techniques, rendant la prise de notes manuscrite par le secrétaire particulièrement complexe. L'enregistrement audio de la séance, réalisé avec l'accord préalable de l'assemblée, apporte une sécurité considérable :

• Fidélité intégrale des débats : Aucun point d'intervention, aucune remarque d'un bénévole ni aucun chiffre financier n'est omis ou déformé.
• Gain de temps pour les bénévoles : Ne passez plus votre dimanche à retranscrire manuellement les enregistrements. Le Scribe Audio génère un texte structuré en quelques minutes (~10 min pour 1h d'enregistrement).
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• Modèle de Rapport Financier & Bilan Comptable d'Association (Word .docx) — Tableaux prêts à remplir du Trésorier : Compte de résultat (Recettes/Dépenses), Bilan (Actif/Passif), Trésorerie et Budget prévisionnel.
• Modèle de Rapport d'Activité & Rapport Moral d'Association (Word .docx) — Bilan moral, projets réalisés et appui aux demandes de subventions Cerfa 12156.
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Questions fréquentes

Qui doit obligatoirement signer le procès-verbal d'AG ?

En règle générale, le procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire de séance désignés au début de la réunion. Cependant, il convient de consulter attentivement vos statuts associatifs ou votre règlement intérieur, car certaines associations exigent également la signature du Trésorier pour les délibérations relatives aux comptes annuels.

Comment transcrire automatiquement l'enregistrement de l'AG ?

Si vous avez enregistré la séance sur smartphone ou dictaphone, importez simplement le fichier audio sur Le Scribe Audio. Notre architecture IA en 2 passes (stockage en France chez OVHcloud en AES-256, inférence via Google Cloud Vertex AI en région Europe sans conservation des données) traite l'enregistrement en quelques minutes, sépare les locuteurs et vous livre un document Word (.docx 100 % modifiable) prêt pour la relecture et la mise en forme de votre procès-verbal officiel.

Le vote électronique ou par correspondance est-il autorisé en assemblée d'association ?

Oui, à la condition expresse que cette faculté soit expressément prévue par les statuts de votre association ou qu'un règlement intérieur en fixe les modalités précises (respect de l'anonymat du scrutin secret, authentification des votants, horodatage des suffrages).

Combien de temps une association doit-elle conserver ses procès-verbaux d'assemblée ?

Il est fortement recommandé de conserver les procès-verbaux d'assemblée générale et leurs feuilles de présence de manière illimitée ou a minima pendant 5 ans. Les pièces justificatives financières associées (rapports du trésorier, factures, comptes de résultat approuvés) doivent quant à elles être conservées pendant au moins 10 ans pour répondre aux exigences des services fiscaux et des bailleurs publics de subventions.