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Modèle de Convocation d'AG d'Association Loi 1901 + Bon pour Pouvoir / Procuration (Word .docx Gratuit)

Modèle 2-en-1 Gratuit · Loi 1901 · Calcul du Quorum Sécurisé

Convocation d'AG Loi 1901 + Coupon de Pouvoir (.docx) — Préparez votre Séance Sans Stress

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Télécharger gratuitement le Modèle Word (.docx) de Convocation d'AG + Bon pour Pouvoir

Quinze jours avant votre Assemblée Générale annuelle, deux documents conditionnent la validité juridique de tous vos votes (approbation des comptes, quitus, hausse de cotisation, renouvellement du bureau, demandes de subventions municipales) :

  1. Une convocation régulière mentionnant l'ordre du jour précis dans le délai prévu par vos statuts ;
  2. Un coupon de pouvoir (procuration de vote) permettant d'atteindre sereinement votre quorum malgré les adhérents absents.

Téléchargez ci-dessous notre modèle officiel au format Microsoft Word (.docx) 100 % modifiable regroupant la lettre de convocation et le bon pour pouvoir détachable sur une seule feuille :

Associations Loi 1901

Modèle de Convocation d'Assemblée Générale d'Association Loi 1901 + Bon pour Pouvoir (.docx)

Aperçu de la trame type (cliquez sur un champ [entre crochets] pour le remplir) :

Siège social : · RNA : · SIREN (le cas échéant) :

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Séance du à

À , le
Madame, Monsieur, Cher(e) adhérent(e),
Conformément à l'article des statuts de notre association , j'ai le plaisir de vous convoquer à l'Assemblée Générale annuelle qui se tiendra :
Date et heure d'accueil (émargement) : Le dès (ouverture des débats à [18h30])
Lieu :
1. ORDRE DU JOUR SOUMIS À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
1. Émargement de la feuille de présence, vérification des pouvoirs et constat du quorum statutaire ;
2. Présentation et vote du rapport moral et du rapport d'activité de l'exercice par la Présidence ;
3. Présentation et approbation du rapport financier de l'exercice clos le et affectation du résultat par la Trésorerie ;
4. Vote du budget prévisionnel et fixation du montant des cotisations pour l'exercice ;
5. Renouvellement / Élection des membres du Conseil d'Administration et du Bureau ;
6. Questions diverses (à adresser par écrit au Bureau au plus tard le [Date limite]) et clôture.
Consultation des documents :Les comptes annuels, le projet de budget et le texte des résolutions sont consultables .
Condition de vote :Conformément à l'article des statuts, seuls les membres à jour de leur cotisation au jour de l'Assemblée disposent du droit de vote.
Dans l'attente de vous retrouver nombreux, je vous prie d'agréer, Cher(e) adhérent(e), l'expression de mes salutations associatives les meilleures.
Le/La Président(e) de l'Association
M./Mme —
✂️ COUPON DÉTACHABLE — BON POUR POUVOIR (PROCURATION DE VOTE EN AG)
(À retourner complété et signé avant le [Date] à [email@association.org] ou à remettre par votre mandataire lors de l'émargement — Maximum [X] pouvoirs par membre présent selon l'article [Z] des statuts)
Je soussigné(e) :M./Mme
Demeurant à :
Qualité :Adhérent(e) de l'association , à jour de ma cotisation ,
Ne pouvant assister personnellement à l'Assemblée Générale du ,
DONNE POUVOIR PAR LA PRÉSENTE À :
M./Mme ,
Aux fins de signer la feuille de présence en mon nom, prendre part à toutes les délibérations inscrites à l'ordre du jour ci-dessus et émettre tout vote à ma place lors de cette séance (ainsi que lors de toute seconde assemblée convoquée sur le même ordre du jour à défaut de quorum).
Fait à , le .
Signature précédée de la mention manuscrite « Bon pour pouvoir » :

Votre AG approche : évitez au secrétaire bénévole 5 heures de frappe le lendemain !

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Vous avez l'enregistrement audio de cette réunion ?

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Le Jour de l'AG : Évitez au Secrétaire Bénévole 5 Heures de Frappe le Week-End !

Plutôt que de condamner un bénévole du bureau à gratter frénétiquement sur un cahier pendant toute la soirée, posez simplement un smartphone au centre de la table du Bureau (en informant les adhérents présents) et glissez l'enregistrement audio ci-dessous :

En vidéo (2 min 14) : De l'Enregistrement de l'AG d'Association au PV Word Officiel

Voyez comment transformer l'enregistrement de votre Assemblée Générale en un procès-verbal structuré au format Word (.docx), prêt à être signé par le Président et le Secrétaire :

Chapitres interactifs (5) — cliquez pour accéder au passage
Fiche vidéo dédiée →Voir sur YouTube ↗

1. Les 5 Règles Juridiques à Vérifier dans vos Statuts Avant d'Envoyer la Convocation

La loi du 1er juillet 1901 laisse une grande liberté contractuelle aux statuts de chaque association. Avant d'expédier votre convocation (par e-mail ou courrier), contrôlez systématiquement ces 5 clauses statutaires :

📊 Tableau comparatifGlissez horizontalement ➔
Point de contrôleRègle par défaut (si vos statuts sont silencieux)Piège classique qui annule une résolution
1. Qui est habilité à convoquer l'AG ?À défaut de clause statutaire désignant le Président ou le Conseil d'Administration, attention : un membre isolé du bureau non habilité par les statuts ne peut pas convoquer seul !Une AG convoquée par un trésorier ou un groupe d'adhérents sans respecter la procédure statutaire encourt la nullité.
2. Quel délai de préavis respecter ?Souvent 15 jours calendaires ou francs dans les statuts types (parfois 8 ou 21 jours).Envoyer la convocation à J-6 alors que les statuts imposent 15 jours permet à tout adhérent absent de contester les décisions votées.
3. L'envoi par e-mail est-il valable ?Oui, sauf si vos statuts exigent expressément et exclusivement une lettre simple papier ou un courrier recommandé avec AR !Ne pas conserver la preuve d'envoi du mailing groupé aux adhérents à jour de cotisation.
4. Le vote par procuration (pouvoir) est-il de droit ?Oui en droit des associations, sauf interdiction expresse dans les statuts. Les statuts plafonnent très souvent le nombre de pouvoirs à 2 ou 3 procurations maximum par membre présent.Un Président qui cumule 25 pouvoirs nominatifs alors que l'article des statuts limite à 2 pouvoirs par porteur !
5. Peut-on voter un sujet important dans « Questions diverses » ?❌ Jamais ! La rubrique Questions diverses ne peut porter que sur des informations mineures sans conséquence statutaire, financière ou électorale.Révoquer un dirigeant, modifier le règlement ou voter une dépense majeure sans l'avoir inscrit explicitement à l'ordre du jour envoyé.

2. Pouvoir Nominatif vs Pouvoir « en Blanc » : Comment les Comptabiliser ?

Lors du pointage sur la feuille de présence et d'émargement de l'AG, vous recevrez deux types de coupons :

  • Le pouvoir nominatif (« Je donne pouvoir à Mme Dubois ») : Mme Dubois signe la feuille d'émargement en son nom propre ET en qualité de mandataire du membre représenté, et vote librement selon les consignes éventuelles de ce dernier.
  • Le pouvoir remis « en blanc » (sans nom de mandataire inscrit) : Sauf clause contraire des statuts, l'usage constant veut que les pouvoirs en blanc adressés au siège soient répartis entre les membres du Bureau présents (dans le respect du plafond individuel de pouvoirs par personne) et émettent un vote favorable aux projets de résolutions présentés par le Conseil d'Administration.

Une fois la séance ouverte et enregistrée, Le Scribe Audio vous permet de diviser par 2 le temps de rédaction du procès-verbal (2 à 3 heures de relecture et mise en forme pour une longue AG de fédération d'1 heure, ou quelques minutes de vérification pour une AG locale grâce aux 60 minutes offertes à l'inscription !).

Questions Fréquentes — Convocation & Procuration d'AG Association

Un adhérent peut-il donner pouvoir à son conjoint non adhérent de l'association ?

Dans la quasi-totalité des statuts d'associations Loi 1901, le mandataire doit lui-même être membre actif de l'association à jour de sa cotisation. Un tiers extérieur (conjoint non membre, voisin) ne peut représenter un adhérent que si les statuts l'autorisent explicitement (ou dans le cas légal d'un représentant légal — parent — votant pour un adhérent mineur).

Que faire si le quorum n'est pas atteint le soir de l'Assemblée Générale malgré les pouvoirs ?

Le Bureau dresse un bref constat de défaut de quorum sur la feuille de présence et convoque une seconde Assemblée Générale sur le même ordre du jour dans le délai prévu par les statuts : la plupart des statuts prévoient alors que cette seconde assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Quelle convocation utiliser s'il s'agit de modifier les statuts ou de dissoudre l'association ?

Il faut alors convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) (qui peut se tenir le même soir juste après l'AGO, avec un pointage du quorum renforcé) et joindre le projet de statuts modifiés à la convocation. Téléchargez également notre modèle gratuit de PV d'AGE (modification des statuts ou dissolution) prêt pour Le Compte Asso.

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