Procès-Verbal de Conseil Communautaire (EPCI), Conseil Départemental & CCAS : Audio en Word & Chorus Pro

Le défi des assemblées délibérantes intercommunales et départementales : 40 à 90 élus, 4 heures de débats et une obligation légale de rigueur

Contrairement à une réunion interne restreinte, une séance plénière de Conseil Communautaire (Communauté d'agglomération, Communauté urbaine, Métropole, Communauté de communes), d'Assemblée Départementale ou de Conseil d'Administration de CCAS / CIAS cumule trois contraintes majeures pour la Direction Générale des Services (DGS) et le service des assemblées :

1. Une durée et un nombre d'intervenants très élevés : Les séances durent fréquemment 3 à 6 heures, réunissent 40 à plus de 90 conseillers communautaires ou départementaux représentant des dizaines de communes, et enchaînent 30 à 80 rapports et délibérations (orientations budgétaires ROB, budget primitif, GEMAPI, PLUi, mobilités, développement économique, action sociale).
2. Des exigences strictes de publicité et de formalisme juridique (CGCT) : Depuis l'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 applicable aux EPCI (article L. 5211-1 du CGCT) et aux départements (article L. 3121-19 du CGCT), la collectivité doit publier la liste des délibérations sous 7 jours francs et arrêter un procès-verbal fidèle consignant le quorum, la teneur exacte des débats, les interventions nominatives des vice-présidents et conseillers ainsi que le détail des scrutins (Pour / Contre / Abstentions / Non-participation au vote).
3. Un gouffre de temps pour les agents territoriaux : À partir d'un enregistrement brut, la frappe manuelle intégrale au casque exige 4 à 7 heures de travail par heure d'audio (soit 20 à 30 heures de saisie pour une seule séance communautaire de 4h30).

Le Scribe Audio accompagne les intercommunalités, départements, syndicats mixtes et CCAS avec deux modes d'intervention complémentaires : notre plateforme IA en 2 passes (qui permet à votre secrétariat des assemblées de diviser par 2 son temps de rédaction) ou notre service clé en main avec relecture humaine intégrale.

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En vidéo (2 min) : Du fichier audio de séance plénière au Procès-Verbal Word (.docx)

Découvrez comment importer un enregistrement de séance de plusieurs heures sans le découper et obtenir à la fois le procès-verbal intégral structuré par intervenant et le relevé des délibérations et scrutins :

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Les 4 atouts du Scribe Audio pour les EPCI, Départements et CCAS

1. Ingestion directe de séances longues (jusqu'à 10 heures et 10 Go d'un seul bloc)

Que votre séance soit captée via la régie sonorisation de l'hémicycle (sortie console .mp3 ou .wav), sur un enregistreur numérique (Zoom, Tascam, Olympus) ou issue de la retransmission vidéo en direct (.mp4), vous déposez votre fichier en une seule fois sans aucun découpage préalable. Notre architecture en 2 passes découpe automatiquement l'audio en segments de 20 minutes avec recouvrement de 5 secondes pour garantir une couture invisible et n'omettre aucune intervention.

2. Maîtrise native du vocabulaire de l'intercommunalité et de l'action départementale

Le moteur reconnaît avec une grande précision la terminologie juridique, financière et technique des collectivités territoriales :

• Finances & Fiscalité locale : ROB (Rapport d'Orientation Budgétaire), BP (Budget Primitif), BS (Budget Supplémentaire), CA (Compte Administratif), CFU (Compte Financier Unique), CFE, CVAE, TASCOM, FPIC, DSC (Dotation de Solidarité Communautaire), DGF, DETR, DSIL, AP/CP (Autorisations de programme / Crédits de paiement).
• Compétences EPCI & Aménagement : PLUi (Plan Local d'Urbanisme intercommunal), SCoT, PCAET, ZAE, ZAN (Zéro Artificialisation Nette), GEMAPI, SPANC, OMR / TEOM / REOM, DSP (Délégation de Service Public), AOM (Autorité Organisatrice de la Mobilité).
• Compétences Départementales & CCAS : APA (Allocation Personnalisée d'Autonomie), PCH, RSA, ASE (Aide Sociale à l'Enfance), MDPH, EHPAD, SAAD, FSL (Fonds de Solidarité pour le Logement), ABS (Analyse des Besoins Sociaux), collèges départementaux et voirie.

3. Diarisation des élus et lecteur audio synchronisé au mot près

Dans le lecteur interactif Le Scribe Audio, chaque prise de parole est isolée et horodatée :

• Lorsque le Président ou la Présidente donne la parole (« La parole est à Monsieur Martin, Vice-Président en charge des finances »), vous renommez Locuteur 2 en M. Martin (VP Finances) en un seul clic sur l'ensemble du document.
• Lors de la vérification finale par le service des assemblées, un simple clic sur un chiffre budgétaire ou un numéro de délibération lance l'écoute à la seconde exacte de l'enregistrement. Au lieu de 5 à 7 heures de frappe manuelle par heure d'audio, la réécoute intégrale avec mise en forme finale ne demande plus que 2 à 3 heures par heure d'audio (temps de rédaction divisé par 2).

4. Double option : IA en libre-service ou Prestation Clé en Main avec Relecture Humaine

Chaque collectivité choisit le mode de fonctionnement adapté à la charge de son secrétariat général :

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Sécurité des données publiques, RGPD & Hébergement en France

Pour les séances de conseil communautaire, comme pour les réunions à huis clos (commission permanente, conseil d'administration de CCAS évoquant des situations individuelles, ou séances de CST et F3SCT), nous appliquons une transparence technique totale :

• Stockage des fichiers en France chez OVHcloud : Vos enregistrements audio/vidéo et vos documents sont stockés en France chez OVHcloud et chiffrés en AES-256.
• Inférence via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) en Zero Data Retention : Le traitement IA est exécuté via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) sans conservation des données ni entraînement sur vos fichiers (Zero Data Retention).
• Suppression immédiate en 1 clic : Dès votre procès-verbal Word (.docx) exporté, l'agent habilité peut supprimer définitivement l'enregistrement et la transcription des serveurs en un clic.

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Commandes Publiques, Marchés à Bons de Commande & Chorus Pro

Le Scribe Audio (EURL — SIRET 890 049 927 00043) est référencé auprès de nombreuses collectivités territoriales de métropole et d'outre-mer :

• Devis PDF immédiat en 10 secondes : Éditez votre devis normé (avec SIRET, TVA et coordonnées bancaires) directement depuis notre Générateur de Devis Chorus Pro pour engager votre bon de commande comptable.
• Devis sur mesure (Relecture humaine ou marché annuel) : Pour l'externalisation complète de vos procès-verbaux de conseil communautaire, conseil départemental, CCAS et commissions via notre portail /espace-client, décrivez votre besoin sur notre page Demande de devis personnalisé.

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Ressources associées pour les Collectivités Territoriales

• Procès-Verbal de Conseil Municipal & Liste des Délibérations — Guide juridique CGCT et bonnes pratiques de captation en mairie.
• PV & Compte Rendu de Réunion CSA / CST et F3SCT (Fonction Publique) — Pour les instances représentatives du personnel de votre collectivité.
• Transcription de Concertation Publique & Enquête Publique d'Urbanisme (PLUi, SCoT) — Réunions publiques et auditions de commissaires enquêteurs.
• Générateur de Devis Officiel Chorus Pro (PDF en 10 secondes) — Fiche fournisseur et édition immédiate.

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Questions fréquentes (EPCI, Départements & CCAS)

Pouvons-nous utiliser un même pack d'heures pour le Conseil Communautaire, le Bureau et le CST/F3SCT ?

Oui. Les heures commandées par votre collectivité (en Pack d'heures valables à vie sans expiration ou en Forfait annuel) peuvent être librement utilisées pour toutes vos instances : séances du conseil communautaire ou départemental, commissions permanentes, conférences des maires, conseil d'administration du CCAS/CIAS et réunions du CST / F3SCT.

Comment vous transmettre l'ordre du jour et le trombinoscope des élus dans le cadre d'une prestation avec relecture humaine ?

Lorsque vous confiez la rédaction et la relecture humaine de vos séances à notre équipe, nous vous ouvrons un accès sécurisé sur notre portail Espace Client (/espace-client). Vous y glissez simultanément votre fichier audio/vidéo et vos documents préparatoires (ordre du jour, liste d'émargement, dossiers des délibérations) afin que nos transcripteurs attribuent nominativement chaque prise de parole dans le document Word (.docx) final.