Formulaire de Consentement Éclairé & Notice RGPD pour Entretien de Recherche : Modèle Word (.docx) Gratuit

Télécharger Gratuitement le Pack 3-en-1 de Consentement Éclairé & Notice RGPD (.docx)

Avant d'allumer votre dictaphone lors d'un entretien semi-directif de mémoire (M1/M2, IFSI/DEI), d'une thèse de doctorat en sciences humaines et sociales, d'une thèse d'exercice en santé (grille COREQ) ou d'une enquête collective financée (UMR CNRS, INRAE, INSERM, EHESP, projet ANR), deux exigences juridiques distinctes se superposent souvent dans l'esprit des chercheurs et des étudiants :

1. L'exigence déontologique et pénale d'accord à l'enregistrement de la voix (article 226-1 du Code pénal et chartes des Comités d'Éthique de la Recherche — CER / IRB), qui interdit tout enregistrement sonore réalisé à l'insu de votre interlocuteur.
2. L'obligation transparente d'information sur le traitement des données personnelles (articles 13, 6 et 89 du RGPD et Loi Informatique et Libertés), vérifiée par le Délégué à la Protection des Données (DPO) de votre université ou de votre organisme de recherche.

Téléchargez ci-dessous notre document Microsoft Word (.docx) standard 100 % modifiable, réunissant en un seul fichier prêt à l'emploi : la notice d'information au participant, le formulaire de consentement écrit en deux exemplaires et le protocole officiel de consentement oral enregistré en début de bande (et pour la mise en page de vos verbatims, consultez aussi notre modèle vierge de grille de retranscription d'entretien avec lignes numérotées) :

---

Vos Entretiens Sont Autorisés ? Divisez par 2 le Temps de Retranscription (60 Min Offertes)

Une fois vos entretiens enregistrés dans le respect du protocole RGPD, la frappe intégrale à partir d'une page blanche représente 5 à 7 heures de saisie au casque pour 1 heure d'audio (soit 75 à 100 heures pour un corpus de 15 entretiens). Déposez un premier fichier ci-dessous pour générer votre pré-transcription en 2 passes en Word (.docx), IRaMuTeQ (.txt) ou Excel QDA (.xlsx) et ramener votre réécoute intégrale vérifiée à 2 à 3 heures par heure d'audio :

---

1. L'Erreur Juridique Classique : Confondre Consentement Éthique (CER) et Base Légale RGPD (Art. 6.1.e vs 6.1.a)

Lorsqu'un doctorant ou un porteur de projet soumet sa fiche de registre à son DPO universitaire, une confusion revient dans près de 80 % des dossiers : cocher systématiquement le « consentement » (article 6.1.a du RGPD) comme base légale informatique alors que la recherche relève d'un établissement public.

Voici la distinction retenue par la CNIL et le réseau SupDPO (DPO de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche) — intégrée sous forme d'options à cocher dans la Partie 1 de notre modèle .docx :

---

2. Consentement Écrit Signé vs Consentement Oral Enregistré : Quand Utiliser la Partie 3 du Modèle ?

Exiger la signature manuscrite d'un document administratif à en-tête officiel n'est pas toujours pertinent — ni même souhaitable méthodologiquement :

• Privilégiez le formulaire écrit en 2 exemplaires (Partie 2 du .docx) pour les entretiens en présentiel auprès de professionnels, d'élus, de cadres institutionnels, de patients en recherche clinique non interventionnelle (grille COREQ) ou lorsque vous prévoyez un versement ultérieur du corpus anonymisé dans un entrepôt national (beQuali / Quetelet-Progedo / Nakala).
• Privilégiez le protocole de consentement oral horodaté en début d'enregistrement (Partie 3 du .docx) dans deux configurations reconnues par les Comités d'Éthique de la Recherche :
  1. Les entretiens à distance par téléphone ou visioconférence (où l'aller-retour d'un scan signé décourage les répondants — remettez la notice d'information PDF par e-mail 48 h avant, puis enregistrez l'accord oral dès la seconde 00:00:01).
  2. Les terrains sensibles ou populations vulnérables (sociologie de la déviance, sans-abri, travailleurs sans papiers, lanceurs d'alerte en enquête interne), où conserver un feuillet contenant le vrai nom civil et la signature de l'enquêté ferait peser sur lui un risque disproportionné.

Traçabilité immédiate dans Word : lorsque vous importez l'enregistrement sur Le Scribe Audio, cette formule d'ouverture est transcrite et horodatée dès les premières lignes de votre fichier Word ([00:00:04] Enquêteur / [00:00:28] Enquêté P1), prouvant le recueil du consentement sans stocker d'état civil.

---

3. Durées de Conservation, Pseudonymisation et Clause Prête à Copier pour votre PGD (DMP Opidor ANR) & Dossier CER

Un dossier DPO ou un Plan de Gestion des Données (PGD / DMP Opidor exigé par l'ANR et Horizon Europe) distingue toujours trois objets juridiques aux cycles de vie différents :

1. L'enregistrement audio brut (.mp3, .wav, .m4a) : la voix étant une donnée biométrique indirectement identifiante, l'audio source ne doit être conservé que le temps strictement nécessaire à la retranscription et à sa vérification intégrale au casque, puis détruit définitivement.
2. La table de correspondance (M. Martin $\leftrightarrow$ Enquêté P1) : conservée dans un fichier chiffré séparé du corpus (jamais dans le même dossier cloud que les transcriptions !) et détruite après la soutenance ou la validation finale de l'étude.
3. La transcription écrite pseudonymisée puis anonymisée (.docx, .txt IRaMuTeQ, .xlsx QDA) :
   • Dans le lecteur interactif de Le Scribe Audio, utilisez le renommage / codage global des étiquettes d'intervenants (diarisation) pour remplacer toutes les occurrences du locuteur par Enquêté P1 (ou un pseudonyme générique tel que Mme Dubois) avant d'exporter votre fichier Word, votre corpus étoilé IRaMuTeQ (**** *loc_Enquete_P1) ou votre matrice Excel QDA (.xlsx) depuis le bouton Options d'export.
   • Vigilance indispensable lors de la réécoute humaine (2 à 3 h par heure d'audio) : ce codage agit sur les étiquettes de prise de parole et ne remplace pas automatiquement les noms propres prononcés au fil des phrases. C'est durant votre réécoute intégrale dans votre document Word (.docx) 100 % modifiable que vous occultez manuellement les noms de tiers, d'établissements hospitaliers, d'entreprises ou de petites communes ([Service de pédiatrie du CHU X], [M. Bernard, directeur adjoint]).

Paragraphe type à copier-coller dans votre dossier CER, registre DPO ou PGD Opidor (ANR)

« Les enregistrements sonores des entretiens semi-directifs sont recueillis après remise d'une notice d'information conforme à l'article 13 du RGPD et recueil de l'accord explicite des participants. La pré-transcription écrite est réalisée via la plateforme française Le Scribe Audio : le stockage des fichiers audio et des transcriptions est hébergé en France chez OVHcloud avec chiffrement AES-256, et l'inférence de reconnaissance vocale est opérée via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) sous engagement contractuel Zero Data Retention (aucune conservation des données ni entraînement de modèles sur les fichiers transmis ; Google Cloud étant un prestataire américain juridiquement soumis au Cloud Act). Dès l'export du document Word (.docx), l'enregistrement déposé sur la plateforme est supprimé définitivement en 1 clic par le chercheur. Une réécoute humaine intégrale est ensuite conduite afin de vérifier l'exactitude des verbatims, de coder les étiquettes d'intervenants (ex. Enquêté P1) et de pseudonymiser manuellement tout élément directement ou indirectement identifiant dans le corps du texte, avant destruction finale des bandes audio sources. »

---

En vidéo (2 min 30) : RGPD, Comité d'Éthique & DPO — Où Vont Réellement Vos Fichiers d'Entretiens ?

Présentation claire et vérifiable en 2 minutes 30 des 3 garanties techniques à documenter auprès de votre DPO universitaire, de votre Comité d'Éthique de la Recherche (CER) ou dans votre PGD Opidor (ANR) : stockage des fichiers en France chez OVHcloud (AES-256), inférence via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) en mode contractuel Zero Data Retention (sans conservation ni entraînement sur vos données), codage des étiquettes d'intervenants (Enquêté P1) avant export Word (.docx) et suppression définitive en 1 clic :

Chapitres de la vidéo :

• 00:00 – Entretiens de recherche, réunions & consultations : où vont réellement vos fichiers audio ?
• 00:22 – Le piège des outils gratuits opaques (conservation cachée & entraînement de modèles IA)
• 00:53 – Transparence complète pour votre DPO, votre DSI ou votre comité d'éthique (CER)
• 01:02 – Garantie n°1 : Stockage en France chez OVHcloud (jusqu'à 10 h / 10 Go, TLS 1.3 & AES-256)
• 01:22 – Garantie n°2 : Inférence via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) en Zero Data Retention
• 01:54 – Garantie n°3 : Codage des étiquettes (Enquêté P1) avant export Word (.docx) & purge en 1 clic

---

Questions Fréquentes — Consentement Éclairé & RGPD en Entretien Qualitatif

Un étudiant de Master 1 ou Master 2 doit-il aussi faire signer un formulaire de consentement RGPD ?

Oui. Même pour un mémoire pédagogique de Master ou de diplôme d'État infirmier (IFSI / DEI), l'article 226-1 du Code pénal interdit d'enregistrer une parole privée sans l'accord de la personne, et l'université demeure responsable de traitement au sens du RGPD. De plus en plus de jurys de soutenance demandent de faire figurer en annexe méthodologique un exemplaire vierge (jamais les exemplaires signés nominatifs !) de votre formulaire de consentement éclairé.

Faut-il joindre les formulaires signés par les enquêtés dans les annexes de son mémoire ou de sa thèse ?

Surtout pas ! Annexer les formulaires remplis et signés révélerait publiquement l'identité réelle de vos participants (notamment lors du dépôt électronique sur Dumas ou Theses.fr) et ruinerait toute votre pseudonymisation. Vous ne devez placer en annexe de votre manuscrit que la trame vierge de la notice et du formulaire, tandis que les exemplaires signés sont conservés sous pli ou dossier chiffré séparé par le seul chercheur.

Que faire si un enquêté accepte l'entretien mais refuse catégoriquement d'être enregistré au dictaphone ?

Vous devez respecter immédiatement ce refus sans insister : menez l'entretien en prise de notes manuscrites, puis enregistrez vous-même à chaud, dans les 15 minutes suivant la rencontre, un journal vocal de terrain détaillé (observations, expressions exactes retenues, ambiance) que vous pourrez transcrire en quelques minutes sur Le Scribe Audio afin de ne perdre aucun détail empirique.

---

Guides méthodologiques & modèles académiques associés

• Transcription d'Entretiens de Recherche : CNRS, Universités, INRAE & Projets ANR (Chorus Pro)
• Retranscription d'Entretien d'Enquête Qualitative : Méthode & Architecture IA 2 Passes
• Saturation Théorique en Enquête Qualitative : Combien d'Entretiens Prévoir (Master, Thèse, ANR) ?
• Modèle Vierge Word (.docx) de Grille de Retranscription d'Entretien (Lignes Numérotées)
• Modèle Word (.docx) de Grille d'Analyse Thématique d'Entretiens (Méthode Braun & Clarke)
• Comment Citer un Entretien dans un Mémoire ou une Thèse (Normes APA 7 & Anonymisation)
• Tarifs Étudiants, Doctorants & Laboratoires (Packs à vie dès 2,50 € HT/h & Chorus Pro)