Transcription d'AG de Copropriété pour Syndics & Conseils Syndicaux (Word .docx)

Rédigez vos PV d'Assemblées Générales de Copropriété et Réunions de Conseil Syndical sans Y Passer vos Soirées

Entre les mois de mars et juillet, les gestionnaires de copropriété en cabinet de syndic professionnel, les syndics bénévoles / coopératifs et les présidents de conseil syndical affrontent un véritable marathon : des Assemblées Générales de 2 à 4 heures qui se terminent à 22h00, avec 25 à 40 résolutions à l'ordre du jour (approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux de rénovation énergétique DPE/PPT, ravalement, changement de syndic), des débats parfois houleux et l'obligation légale stricte de notifier le procès-verbal dans un délai d'un mois (article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 et article 17 du décret du 17 mars 1967).

Le Scribe Audio permet aux syndics et aux conseils syndicaux de convertir l'enregistrement audio ou vidéo d'une AG (présentielle ou hybride à distance) en un document Word (.docx) complet et structuré : séparation des intervenants, détail des réserves formulées par les copropriétaires opposants et synthèse prête à intégrer dans votre logiciel métier ou votre trame de PV.

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En vidéo (2 min) : Passer de 3 Heures d'Assemblée Générale au Procès-Verbal Word (.docx)

Découvrez en vidéo comment les secrétaires de séance, syndics et dirigeants associatifs utilisent l'architecture en 2 passes de Le Scribe Audio pour sécuriser leurs procès-verbaux d'assemblées générales :

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Les 4 Défis Juridiques et Pratiques du Syndic de Copropriété Résolus par Le Scribe Audio

En droit de la copropriété (article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967), le procès-verbal d'AG comporte avant tout le résultat du vote de chaque résolution en tantièmes et en nombre de copropriétaires (Pour / Contre / Abstention) ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions. Mais en pratique, l'enregistrement et la transcription résolvent 4 situations critiques :

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Peut-on Enregistrer une Assemblée Générale de Copropriété ? (Cadre Légal & RGPD)

L'enregistrement sonore d'une Assemblée Générale de copropriété ou d'une réunion de Conseil Syndical aux seules fins d'aider le secrétaire de séance (généralement le syndic) à établir le procès-verbal ou le compte rendu est parfaitement licite dès lors que 3 règles simples sont respectées :

1. Information préalable en ouverture de séance : Le président de séance et le syndic annoncent à l'ouverture de l'AG que la réunion est enregistrée uniquement pour sécuriser l'exactitude du procès-verbal et des réserves éventuelles, et que l'enregistrement sera détruit après l'expiration du délai de contestation.
2. Hébergement souverain et confidentiel (RGPD) : Contrairement aux applications gratuites étrangères, Le Scribe Audio héberge l'intégralité des fichiers en France chez OVHcloud, avec chiffrement complet et sans aucune réutilisation des données.
3. Destruction après rédaction du PV : Une fois votre procès-verbal signé en fin de séance (ou mis au net et notifié par LRAR/LRE dans le délai légal d'1 mois), vous supprimez l'enregistrement en 1 clic depuis votre tableau de bord.

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Ressources et Modèles Word pour la Gestion de Copropriété et l'Immobilier

• Modèle Gratuit de Procès-Verbal d'Assemblée Générale de Copropriété (Word .docx) — Trame officielle conforme à la loi de 1965 (articles 24, 25, 25-1 et 26, élection du bureau et feuille de présence).
• Modèle de Compte Rendu de Réunion de Chantier BTP (Word .docx) — Idéal pour le suivi des travaux de ravalement, toiture ou rénovation énergétique votés par la copropriété.
• Modèle de PV d'Assemblée Générale de SCI (Word .docx) — Pour les copropriétaires bailleurs détenant leurs lots via une Société Civile Immobilière.
• Transcription de Constats d'Huissier & États des Lieux — Pour les constats avant travaux dans les parties communes ou privatives.

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Questions Fréquentes — Transcription d'AG de Copropriété & Conseil Syndical

Quel est le délai légal pour envoyer le PV d'Assemblée Générale aux copropriétaires ?

Conformément à l'article 42 alinéa 2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (modifié par la loi ELAN), le syndic dispose d'un délai maximal d'un mois à compter de la tenue de l'Assemblée Générale pour notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants (par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique LRE). Cette notification fait courir le délai de 2 mois pendant lequel seuls les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester une décision devant le tribunal judiciaire.

Le PV d'AG de copropriété doit-il obligatoirement retranscrire tous les débats mot pour mot ?

Non : l'article 17 du décret du 17 mars 1967 impose que le PV comporte le résultat du vote de chaque question inscrite à l'ordre du jour (noms et tantièmes des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus) ainsi que les réserves formulées sur la régularité des délibérations. Cependant, disposer de la transcription intégrale et de la synthèse par point sur Le Scribe Audio permet au syndic de ne manquer aucun amendement voté en séance (montant de devis retenu, choix de l'entreprise, dates d'appels de fonds travaux) et de diffuser, s'il le souhaite, un compte rendu d'information clair aux copropriétaires.

Comment un syndic bénévole ou un conseil syndical peut-il régler la transcription sur le compte de la copropriété ?

Les packs d'heures Le Scribe Audio (sans abonnement récurrent : Pack 5h à 15 € HT, Pack 10h à 27,50 € HT) donnent lieu à l'émission immédiate d'une facture acquittée au nom du Syndicat des Copropriétaires (ou du cabinet de syndic), imputable en frais d'assemblée générale ou de fonctionnement du conseil syndical.