Pseudonymiser & Anonymiser un Entretien de Recherche (RGPD)

Conforme Doctrine CNIL, Réseau SupDPO, CER & Entrepôts beQuali / Progedo

Pseudonymiser et Anonymiser ses Entretiens de Recherche : Guide Pratique RGPD, CNIL & SHS

Distinguez rigoureusement la pseudonymisation (réversible via table de correspondance) de l'anonymisation irréversible, codez vos étiquettes d'intervenants (Enquêté P1) en 1 clic avant export Word (.docx) et maîtrisez le remplacement des identifiants indirects lors de votre réécoute.

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1. La Distinction Juridique Fondamentale : Pseudonymisation vs Anonymisation au Sens du RGPD (CNIL)

Dans les mémoires de Master, les thèses de doctorat et même certains Plans de Gestion des Données (PGD / DMP Opidor pour l'ANR), les termes « pseudonymisation » et « anonymisation » sont souvent employés comme synonymes. Or, pour la CNIL et votre Délégué à la Protection des Données (DPO), ils désignent deux statuts juridiques radicalement différents au regard du RGPD (Considérant 26 et Article 4.5) :

📊 Tableau comparatifGlissez horizontalement ➔

Critère juridique & méthodologique	Entretien Pseudonymisé (95 % des enquêtes en cours)	Entretien Irréversiblement Anonymisé (Archivage final)
Définition exacte (RGPD / CNIL)	Remplacement du nom civil (`M. Martin`) par un code (`Enquêté P1`) ou un pseudonyme (`M. Bernard`), tandis qu'une table de correspondance séparée (ou la bande audio conservée) permet encore au chercheur de retrouver l'identité.	Destruction définitive de la bande audio et de la table de correspondance, combinée au retrait de tous les détails contextuels permettant de ré-identifier la personne par recoupement (inférence, individualisation, corrélation).
Le RGPD s'applique-t-il encore ?	OUI. Une transcription pseudonymisée reste une donnée à caractère personnel soumise au RGPD (sécurité, durée de conservation, droits des personnes).	NON. Un document véritablement anonyme au sens du Considérant 26 échappe au champ d'application du RGPD et peut être déposé en science ouverte (beQuali, Quetelet-Progedo, Nakala Huma-Num).
Pourquoi un entretien qualitatif est-il très difficile à rendre 100 % anonyme dès le départ ?	Tant que vous rédigez votre thèse ou votre article, vous avez besoin de croiser l'entretien `Enquêté P1` avec ses variables sociodémographiques précises et de vérifier la bande son.	Un récit biographique riche contient une combinaison unique d'indices (« quand j'ai été élu maire de cette commune de 1 200 habitants dans le Gers après mes 15 ans comme ingénieur aéronautique… ») qui identifie la personne même sans son nom.

2. Ce que Fait Automatiquement Le Scribe Audio vs Ce que Doit Vérifier le Chercheur à la Réécoute

Pour garantir une rigueur scientifique et déontologique irréprochable, il est essentiel de bien distinguer les deux niveaux d'intervention lors de la préparation de votre corpus sur Le Scribe Audio :

Niveau 1 — Le renommage / codage global des étiquettes d'intervenants (Diarisation en 1 clic)

Lorsque vous importez votre enregistrement sur Le Scribe Audio, notre pipeline en 2 passes sépare automatiquement les voix des locuteurs. Depuis le lecteur interactif, avant de télécharger votre livrable, vous pouvez renommer globalement chaque étiquette d'intervenant par un code neutre :

Par exemple, remplacer l'étiquette M. Martin (28 interventions) par Enquêté P1 (ou IDE 1, Témoin T1, Mme Dubois) en un seul clic sur l'ensemble de ses prises de parole.
Ce code est immédiatement répercuté dans tous vos exports :
- Document Microsoft Word (.docx) 100 % modifiable (avec numérotation continue des lignes toutes les 5 lignes).
- Corpus étoilé IRaMuTeQ / Alceste (.txt UTF-8) : la ligne d'en-tête **** *loc_Enquete_P1 est générée proprement.
- Matrice de codage Excel QDA (.xlsx) et sous-titres .srt / .vtt.

Niveau 2 — L'occultation manuelle des noms propres cités à l'intérieur des phrases prononcées

Point de vigilance méthodologique impératif : La fonction de renommage de la diarisation agit sur les étiquettes de prise de parole des locuteurs ; ce n'est pas un outil d'anonymisation automatique intégrale du corps du texte qui masquerait tout seul chaque prénom, nom de collègue, d'entreprise ou de village prononcé par l'enquêté au milieu de ses phrases.

C'est précisément pendant votre réécoute humaine intégrale au casque — qui demande 2 à 3 heures de travail par heure d'audio grâce à notre pré-transcription en 2 passes (contre 4 à 7 heures en frappe manuelle complète, soit un temps de rédaction divisé par 2) — que vous remplacez dans votre fichier Word (.docx) 100 % modifiable les éléments identifiants cités dans le discours.

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Bons de Commande & Relecture CertifiéeActivation des crédits dès réception du bon de commande signé · Option de double réécoute humaine croisée par 2 transcripteurs (60 € HT/h).
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3. Barème Pratique de Remplacement des Identifiants Directs et Indirects dans Word (`.docx`)

Plutôt que de remplacer les noms propres par des XXX ou des [CENSURÉ] qui rendent la lecture des verbatims aride et détruisent le sens sociologique ou géographique, utilisez la méthode des descripteurs fonctionnels entre crochets recommandée par l'entrepôt beQuali (Sciences Po / CDSP) :

📊 Tableau comparatifGlissez horizontalement ➔

Catégorie d'élément prononcé dans l'entretien	Exemple brut dans l'audio	Mauvaise pratique (Perte de sens analytique)	Bonne pratique de pseudonymisation contextuelle dans Word (`.docx`)
Nom de l'enquêté ou d'un collègue / supérieur cité	« Quand j'en ai parlé à Marc Lefèvre, le directeur du pôle… »	« Quand j'en ai parlé à XXX… »	« Quand j'en ai parlé à [M. Bernard, directeur de pôle]… »
Nom d'entreprise, d'hôpital, d'école ou d'association	« Chez Airbus à Blagnac, sur la ligne A320… »	« Chez [Entreprise], sur la ligne [Produit]… »	« Chez [un grand constructeur aéronautique du Sud-Ouest], sur [une ligne d'assemblage final]… »
Nom de commune, de quartier ou de territoire	« Dans notre mairie à Saint-Jean-de-Védas… »	« Dans notre mairie à [Ville]… »	« Dans notre mairie [commune périurbaine de 12 000 hab. de la métropole de Montpellier]… »
Dates exactes, grades rares ou trajectoires singulières	« Depuis ma nomination comme doyen le 14 mars 2024… »	« Depuis ma nomination le [Date]… »	« Depuis ma prise de responsabilités [à la direction d'une composante universitaire au début des années 2020]… »

4. Comment Structurer et Protéger Votre Table de Correspondance ?

Votre table de correspondance (le fichier qui relie Enquêté P1 à M. Martin, son numéro de téléphone et son formulaire de consentement signé) est la clé de voûte de votre conformité RGPD :

Séparation stricte des supports : ne stockez jamais la table de correspondance dans le même dossier partagé (Drive, Nextcloud Huma-Num, Teams, Dropbox) que vos fichiers .docx de retranscriptions ou votre projet NVivo / MAXQDA.
Deux tableaux distincts :
- Le fichier confidentiel d'état civil (accès restreint au seul chercheur, chiffré par mot de passe) : Code (Enquêté P1) $\leftrightarrow$ Nom & Prénom $\leftrightarrow$ Coordonnées $\leftrightarrow$ Date de destruction prévue.
- Le tableau méthodologique public (inséré dans le mémoire ou la thèse) : Code (Enquêté P1) $\leftrightarrow$ Tranche d'âge (ex. 40-49 ans) $\leftrightarrow$ Catégorie de poste $\leftrightarrow$ Ancienneté $\leftrightarrow$ Durée de l'entretien (58 min).
Purge de l'audio sur la plateforme de transcription : dès que votre export Word (.docx) est téléchargé depuis Le Scribe Audio, cliquez sur Supprimer pour purger immédiatement et définitivement le fichier audio de nos serveurs OVHcloud en France.

Télécharger le Modèle Word (`.docx`) de Formulaire de Consentement Éclairé & Notice RGPD

Pour documenter ce circuit de pseudonymisation auprès de vos participants, de votre DPO et de votre Comité d'Éthique de la Recherche (CER), téléchargez gratuitement notre pack 3-en-1 au format Word (.docx) 100 % modifiable :

Recherche Qualitative & Thèses

Modèle Word (.docx) de Formulaire de Consentement Éclairé & Notice RGPD (Entretien de Recherche, Thèse & ANR)

Remplir avec l'audio (60 min)

Option 1 — Rédiger depuis cette trame vierge (.docx / .pdf)Gratuit et sans compte, mais compter 4 à 7 h de frappe manuelle au casque par heure d'enregistrement.

Option 2 — Pré-remplir depuis votre audio (IA 2 passes)Temps de rédaction divisé par 2 (2 à 3 h de relecture/h) · Export Word (.docx) 100 % modifiable · 60 min offertes sans CB.

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Aperçu de la trame type (cliquez sur un champ [entre crochets] pour le remplir) :

FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ & NOTICE D'INFORMATION RGPD

(Entretien de Recherche Qualitative — Mémoire Master, Thèse de Doctorat, Santé COREQ, UMR CNRS & Projet ANR)

Intitulé du projet de recherche / mémoire / thèse :

Établissement de rattachement / Laboratoire (UMR, UR, UFR, IFSI, CHU) :

Responsable scientifique / Directeur(rice) de recherche :

Enquêteur(rice) menant l'entretien :

Contact du Délégué à la Protection des Données (DPO) :

Référence avis Comité d'Éthique de la Recherche (CER / IRB, le cas échéant) :

PARTIE 1 — LETTRE D'INFORMATION AU PARTICIPANT (CONFORME ARTICLE 13 & ARTICLE 89 DU RGPD)

Madame, Monsieur,

Vous êtes invité(e) à participer à une étude de recherche scientifique menée au sein de . Avant de décider librement d'y prendre part, nous vous invitons à lire attentivement cette notice d'information. Vous pouvez poser toutes vos questions à l'enquêteur(rice) et conserver un exemplaire de ce document.

1. Objectif scientifique de l'étude et déroulement de l'entretien

Finalité de la recherche : Cette étude vise à mieux comprendre .

Modalités pratiques : L'entretien individuel semi-directif dure environ , en présentiel ou à distance. Votre participation est entièrement volontaire et non rémunérée .

Liberté de retrait et de non-réponse : Vous êtes libre de refuser de répondre à n'importe quelle question, d'interrompre l'enregistrement à tout moment ou de retirer votre participation sans avoir à vous justifier et sans aucune conséquence.

2. Base légale du traitement et distinction éthique vs RGPD

Encadrement déontologique (consentement à la participation et à la captation de la voix) : Conformément à l'article 226-1 du Code pénal et aux chartes d'éthique de la recherche scientifique, aucun enregistrement sonore n'est réalisé sans votre accord préalable explicite.

Base légale RGPD du traitement des données personnelles :

Option A — Recherche publique (Université, CNRS, INRAE, INSERM, EHESP, CHU) : Exécution d'une mission d'intérêt public à des fins de recherche scientifique (article 6.1.e et garanties de l'article 89 du RGPD ; Loi Informatique et Libertés). Lorsque des données sensibles (santé, opinions syndicales, politiques ou religieuses) sont évoquées, leur traitement s'inscrit dans le cadre de l'article 9.2.j ou 9.2.a du RGPD.

Option B — Étude privée, cabinet d'études, UX Research ou mémoire hors mission publique : Consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD).

3. Circuit technique de l'enregistrement audio, retranscription et pseudonymisation

Afin de garantir la fidélité intégrale de vos propos sans déformation lors de la prise de notes, l'entretien est enregistré sur support numérique puis intégralement retranscrit par écrit selon le protocole de sécurité suivant :

| Étape du traitement | Mesures techniques, juridiques et organisationnelles appliquées | Durée maximale de conservation |

|---|---|---|

| Fichier audio brut (.m4a, .mp3, .wav) | Stockage chiffré (AES-256) sur poste sécurisé et/ou pré-transcription assistée via Le Scribe Audio : stockage des fichiers en France chez OVHcloud (AES-256), inférence via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) sous clause contractuelle Zero Data Retention (sans conservation ni entraînement de modèles sur vos données, étant précisé que Google Cloud est un éditeur américain soumis au Cloud Act), puis suppression définitive en 1 clic dès l'export Word récupéré. | Suppression définitive dès la vérification finale de la retranscription écrite (et au plus tard le [JJ/MM/AAAA]). |

| Table de correspondance (Identité -> Code) | Fichier séparé et chiffré reliant l'identité civile (ex. M. Martin) au code d'enquête (ex. Enquêté P1), accessible uniquement au chercheur principal. | Conservée séparément jusqu'à la soutenance / fin de validation scientifique ([JJ/MM/AAAA]), puis détruite. |

| Transcription écrite pseudonymisée (.docx) | Renommage global des étiquettes d'intervenants par un code neutre (ex. Enquêté P1) et remplacement manuel par le chercheur, lors de la réécoute intégrale au casque, de tous les noms propres de personnes, d'employeurs, de services ou de communes permettant une ré-identification indirecte. | Conservation en archive de recherche pour les besoins de la publication scientifique (durée : [5 ans] après la dernière publication). |

4. Vos droits sur vos données personnelles (Articles 15 à 21 du RGPD)

Tant que la table de correspondance n'a pas été détruite (c'est-à-dire tant que votre entretien n'est pas irréversiblement anonymisé), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de limitation et d'opposition (ou de retrait du consentement) sur les données vous concernant.

Pour exercer vos droits : Contactez l'enquêteur(rice) à ou le Délégué à la Protection des Données (DPO) à .

Droit de réclamation : Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (https://www.cnil.fr — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

PARTIE 2 — FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ÉCRIT (EN 2 EXEMPLAIRES : 1 PARTICIPANT / 1 CHERCHEUR)

Code attribué à l'entretien (rempli par le chercheur) :

Je soussigné(e) :

Déclare par la présente (veuillez cocher chaque case correspondant à votre accord) :

J'ai lu et compris la notice d'information ci-dessus relative au projet « » et j'ai pu poser toutes les questions que je souhaitais à .

J'accepte librement et volontairement de participer à cet entretien de recherche, en sachant que je peux interrompre l'entretien à tout moment ou refuser de répondre à certaines questions sans justification.

J'autorise l'enregistrement purement sonore (audio) de l'entretien aux seules fins de retranscription fidèle par l'équipe de recherche, suivie de la destruction définitive du fichier audio après vérification écrite.

J'accepte que de courts extraits pseudonymisés de mes propos (verbatims ne permettant en aucun cas de m'identifier directement ou indirectement) puissent être cités dans le mémoire, la thèse, les rapports scientifiques et les publications académiques issus de cette recherche.

(Optionnel — Archivage scientifique ouvert type entrepôt Quetelet-Progedo / beQuali / Nakala) J'accepte que la retranscription intégralement anonymisée de mon entretien puisse être déposée dans un entrepôt public sécurisé de données de la recherche à l'usage exclusif de la communauté scientifique : OUI NON

Fait en deux exemplaires originaux à , le .

Le/La Participant(e) :L'Enquêteur(rice) / Chercheur(se) :

Mention « Lu et approuvé » et signature : engagement de confidentialité et signature :

PARTIE 3 — PROTOCOLE DE RECUEIL DU CONSENTEMENT ORAL ENREGISTRÉ EN DÉBUT DE BANDE

> CAS D'USAGE VALIDÉ PAR LES COMITÉS D'ÉTHIQUE (CER) : Lorsque l'entretien est conduit à distance (téléphone, visioconférence sans enregistrement vidéo) ou sur un terrain sensible où la signature d'un document administratif nominatif créerait une méfiance ou un risque d'identification pour l'enquêté, la notice d'information (Partie 1) est transmise au préalable et le consentement est consigné oralement au tout début de l'enregistrement audio.

Formule officielle à lire par l'enquêteur dès la mise en route du dictaphone :

« Nous sommes le , entretien codé dans le cadre de la recherche sur menée à . Avant de commencer nos échanges, me confirmez-vous avoir bien pris connaissance de la notice d'information sur l'étude et ses règles de confidentialité RGPD, accepter librement de participer à cet entretien avec faculté d'interrompre ou de retirer vos propos à tout moment, autoriser cet enregistrement purement audio qui sera détruit après retranscription écrite, et accepter la citation d'extraits strictement pseudonymisés dans nos travaux scientifiques ? »

Réponse attendue du participant sur la bande sonore :

« Oui, je confirme avoir été informé(e) et j'accepte l'enregistrement et ces conditions. »

> ASTUCE MÉTHODOLOGIQUE :Lors de l'import de l'audio dans Le Scribe Audio, cette séquence d'ouverture est intégralement horodatée en tête du document Word (.docx) 100 % modifiable (ex. [00:00:04] Enquêteur / [00:00:28] Enquêté P1), vous offrant une trace horodatée rigoureuse de l'accord oral sans conserver de nom patronymique dans le corpus.

Vos entretiens sont enregistrés avec l'accord des participants ?

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Questions Fréquentes — Pseudonymisation, Anonymisation & RGPD en Recherche

Faut-il donner des prénoms fictifs (ex. « Camille », « Thomas ») ou des codes alphanumériques (ex. « Enquêté P1 ») ?

Les deux conventions sont admises selon votre discipline : en sociologie ethnographique et en anthropologie, les chercheurs privilégient souvent des pseudonymes fictifs (ex. M. Martin, Mme Dubois) qui préservent l'incarnation sociale des récits. En sciences de gestion, psychologie, santé (grille COREQ) et sciences infirmières (IFSI / IPA), les jurys préfèrent généralement des codes analytiques explicites tels que Enquêté P1, IDE 3 ou Manager M2 qui facilitent la lecture des matrices thématiques.

Quelle est l'architecture exacte de Le Scribe Audio vis-à-vis du RGPD et du Cloud Act ?

En toute transparence technique et juridique pour votre registre DPO et votre Plan de Gestion des Données (PGD Opidor) : le stockage des fichiers audio et de la base de données est hébergé en France chez OVHcloud (chiffré en AES-256), l'inférence IA est réalisée via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) sans conservation des données ni entraînement sur vos fichiers (clause contractuelle Zero Data Retention — étant précisé que Google Cloud est une société américaine juridiquement soumise au Cloud Act), et vous disposez d'une suppression définitive en 1 clic.

Peut-on déposer un entretien audio brut (la voix) dans un entrepôt public de science ouverte ?

Non, sauf accord écrit spécifique d'histoire orale nominative. Le timbre de la voix humaine étant une donnée biométrique intrinsèquement identifiante, un fichier audio ne peut pas être considéré comme anonyme sans déformation lourde du signal. C'est la transcription écrite intégralement anonymisée (après destruction de la table de correspondance et remplacement de tous les identifiants indirects dans le texte) qui a vocation à être versée sur beQuali, Quetelet-Progedo ou Nakala.

Comment Pseudonymiser et Anonymiser un Entretien de Recherche pour le RGPD (Guide CNIL, SHS, Santé & Huma-Num)

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Établissement de rattachement / Laboratoire (UMR, UR, UFR, IFSI, CHU) : [Nom de l'Université ou de l'Organisme]

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3. Barème Pratique de Remplacement des Identifiants Directs et Indirects dans Word (`.docx`)

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