Modèle de Paragraphes PGD (DMP OPIDoR), Comité d'Éthique (CER) & Registre DPO pour la Transcription d'Entretiens

Pourquoi les Dossiers PGD (DMP OPIDoR) et Comités d'Éthique Bloquent Souvent sur l'Étape « Transcription »

Depuis la généralisation obligatoire du Plan de Gestion des Données (PGD / DMP) à M+6 sur tous les projets financés par l'ANR, Horizon Europe (ERC), l'INSERM ou les MSH, ainsi que la saisine systématique des Comités d'Éthique de la Recherche (CER) pour toute publication internationale, une question revient dans chaque formulaire :

« Par quel outil ou prestataire les enregistrements vocaux (données à caractère personnel non anonymisées — voix biométrique et propos) sont-ils transcrits, où sont-ils hébergés, les modèles d'IA s'entraînent-ils sur le corpus, et quand les fichiers audio sources sont-ils détruits ? »

Les réponses vagues (« utilisation d'une IA en ligne ») ou techniquement imprécises entraînent des allers-retours de plusieurs semaines avec le Délégué à la Protection des Données (DPO / DPD) de votre tutelle (CNRS, Université, INRAE, EHESS, Sciences Po, CHU). Vous trouverez ci-dessous les formulations exactes, transparentes et juridiquement rigoureuses correspondant à l'infrastructure technique réelle de Le Scribe Audio (à combiner avec notre formulaire Word de consentement éclairé et notice RGPD participant).

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Fiche Technique Récapitulative du Sous-Traitant (Art. 28 RGPD) pour Votre DPO

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Clauses Types DMP OPIDoR Prêtes à Copier-Coller (Modèle structuré Science Europe / ANR)

1. Rubrique « Collecte, traitement et pré-transcription des entretiens » (Question 1b / 2a OPIDoR)

Texte prêt à copier : « Les entretiens semi-directifs / focus groups sont enregistrés au moyen d'un enregistreur numérique autonome non connecté (format .WAV ou .M4A). Afin de réduire de moitié le temps de saisie préparatoire avant réécoute intégrale par l'équipe de recherche, la pré-transcription est réalisée via la plateforme française Le Scribe Audio (lescribeaudio.com, RCS Rennes 890 049 927), agissant en qualité de sous-traitant RGPD (art. 28). Les fichiers audio chiffrés (TLS 1.3 en transit, AES-256 au repos) sont stockés en France chez OVHcloud, et l'inférence vocale en 2 passes s'exécute via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) sous clause contractuelle Zero Data Retention (aucune conservation ni réutilisation des enregistrements ou textes pour l'entraînement de modèles d'IA). Dès l'export du document de travail .docx / .txt UTF-8, le chercheur procède à la suppression définitive en un clic de l'enregistrement et de la transcription sur la plateforme avant d'effectuer la réécoute intégrale et la pseudonymisation fine sur son poste sécurisé. »

2. Rubrique « Aspects éthiques et juridiques — Protection des données personnelles » (Question 4a / Dossier CER)

Texte prêt à copier : « Conformément aux articles 13 et 89 du RGPD, chaque participant reçoit préalablement à l'entretien une notice d'information détaillant la finalité scientifique du traitement, la base légale retenue (mission d'intérêt public / consentement éclairé), le recours encadré à un sous-traitant de pré-transcription stockant les fichiers en France chez OVHcloud (AES-256) avec inférence en région Europe sans conservation ni entraînement (Zero Data Retention), ainsi que les modalités d'exercice des droits d'accès, de rectification et de retrait avant anonymisation définitive. Dans un premier temps, les étiquettes de locuteurs (diarisation) sont codées sous la forme d'identifiants neutres (Enquêté P01, Enquêté P02). Dans un second temps, lors de la réécoute intégrale par le chercheur (2 à 3 heures par heure d'audio), tous les identifiants directs et indirects prononcés au fil du discours (patronymes, employeurs, communes de faible taille, fonctions uniques) sont remplacés par des équivalents génériques entre crochets avant dépôt éventuel du corpus textuel anonymisé dans un entrepôt institutionnel (Recherche Data Gouv / Nakala / beQuali). Les fichiers audio bruts ne sont jamais versés en open data et sont détruits à l'issue de la validation scientifique du projet. »

3. Rubrique « Formats, documentation et partage des données » (Question 5a — Principes FAIR)

Texte prêt à copier : « Les transcriptions vérifiées et anonymisées sont produites dans des formats standards, ouverts et interopérables recommandés par Huma-Num et Recherche Data Gouv : .txt encodé en UTF-8 sans BOM (avec métadonnées étoilées pour l'analyse textuelle sous IRaMuTeQ / Alceste) et .docx (norme ouverte OOXML) structuré par tours de parole pour l'analyse qualitative assistée par ordinateur (NVivo, MAXQDA, Atlas.ti). »

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Arbre de Décision Éthique Selon le Niveau de Sensibilité de Votre Terrain (CNRS / INSERM / Université)

Tous les terrains d'enquête ne présentent pas le même profil de risque juridique. Voici la grille pragmatique appliquée par la majorité des DPO de l'enseignement supérieur et de la recherche :

1. Terrains standards ou sensibles relevant du RGPD (sociologie du travail, politiques publiques, éducation, gestion, entretiens de santé pseudonymisés hors secret défense) : L'utilisation de Le Scribe Audio (stockage France OVHcloud AES-256 + inférence Google Cloud Vertex AI région Europe Zero Data Retention + purge immédiate en 1 clic par le chercheur) répond aux exigences de minimisation et de sécurité de l'article 32 du RGPD, sous réserve d'en informer les enquêtés dans la notice d'information et d'inscrire le traitement au registre DPO de l'unité (voir notre grille complète d'évaluation RGPD pour DPO et services achats).
2. Terrains relevant du Secret Défense, d'enquêtes pénales couvertes par le secret de l'instruction ou d'interdiction absolue de tout sous-traitant soumis au Cloud Act : Lorsqu'une charte de sécurité spécifique interdit juridiquement tout passage transitoire en mémoire vive chez un fournisseur cloud d'origine américaine (même en région Europe et sans conservation), le chercheur doit travailler 100 % hors-ligne sur un poste isolé (via un outil local comme noScribe, Whisper local / MacWhisper, les services internes Huma-Num, ou notre éditeur de transcription manuelle 100 % local dans le navigateur).

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Engager Vos Crédits de Laboratoire ou d'ANR en 10 Secondes (Chorus Pro / SIFAC)

Votre PGD et votre comité d'éthique sont validés ? Vous pouvez :

• Tester immédiatement sur un premier extrait avec 60 minutes offertes sans carte bancaire ci-dessous ;
• Éditer directement votre devis officiel PDF Chorus Pro (avec SIRET, code service et numéro d'engagement juridique EJ) pour commander un pack d'heures prépayé valable toute la durée de la thèse ou du contrat ANR (voir aussi notre guide pratique pour faire financer la transcription de sa thèse par son école doctorale ou son UMR) :

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Questions Fréquentes des Chercheurs, Doctorants et DPO Universitaires

Le Scribe Audio réutilise-t-il les entretiens des chercheurs pour entraîner des modèles d'IA ?

Non, jamais. Ni Le Scribe Audio ni notre infrastructure d'inférence professionnelle Google Cloud Vertex AI (en région Europe) n'utilisent vos fichiers audio ou vos transcriptions pour entraîner, affiner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle (Zero Data Retention).

Le renommage des intervenants dans Le Scribe Audio suffit-il à anonymiser un entretien au sens de la CNIL ?

Non, et il est essentiel de bien distinguer les deux étapes dans votre dossier CER : dans le lecteur interactif de Le Scribe Audio, vous pouvez coder globalement les étiquettes d'intervenants (diarisation) (par exemple remplacer Intervenant 1 par Enquêté P01 sur toutes ses prises de parole avant l'export .docx). En revanche, ce n'est pas un outil d'anonymisation automatique intégrale du texte : les noms de personnes, de villes, d'hôpitaux ou d'entreprises prononcés à l'intérieur même des phrases doivent impérativement être pseudonymisés ou anonymisés par le chercheur lors de sa réécoute intégrale.

Peut-on obtenir un contrat de sous-traitance RGPD (DPA — Article 28) signé pour notre tutelle ?

Oui. Pour tout laboratoire (UMR CNRS, INSERM, INRAE, université, grande école) engageant un bon de commande ou souhaitant annexer les garanties de sous-traitance RGPD à son registre de traitement, vous pouvez télécharger directement notre fiche de conformité RGPD & DPO (PDF) et nous solliciter via notre formulaire de contact & devis institutionnel (info@lescribeaudio.com / 09 61 44 46 64).