Grille d'Évaluation d'un Logiciel de Transcription IA : Critères DPO, RGPD, Achats Publics & CSE

Pourquoi les grilles d'achat classiques échouent face aux outils de transcription IA

Lorsqu'une université, une collectivité territoriale, un établissement hospitalier ou un Comité Social et Économique (CSE) souhaite équiper ses équipes d'une solution de transcription, deux écueils opposés faussent régulièrement l'instruction du dossier :

1. Le piège des abonnements SaaS grand public étrangers : derrière une interface séduisante à 20 $ / mois / utilisateur, l'audit du DPO révèle souvent un stockage par défaut hors Union européenne, l'intrusion d'un robot automatique dans les invitations Microsoft Teams ou Zoom, une facturation punitive par siège à reconduction tacite et l'impossibilité d'émettre une facture électronique sur Chorus Pro.
2. La confusion entre prestation sur site et plateforme logicielle : lorsque l'enregistrement sonore d'une séance sensible est formellement interdit ou refusé par l'instance, le déplacement physique en salle d'un rédacteur des débats ou d'un sténotypiste demeure irremplaçable. En revanche, dès lors qu'un fichier audio ou vidéo est légalement enregistré (entretien de recherche, conseil municipal diffusé, séance de CSE votée au titre de l'article D. 2315-27 du Code du travail), une plateforme logicielle en 2 passes permet de diviser par 2 le temps de rédaction interne pour une fraction du budget, tout en conservant la possibilité d'activer ponctuellement une double relecture humaine à 60 € HT / heure.

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Matrice d'Audit en 8 Critères Pondérés (DPO, RSSI, Achats & Métier)

Vous pouvez copier ou adapter directement cette grille de notation (sur 100 points) lors d'une consultation interne, d'un marché à procédure adaptée (MAPA sous seuil de dispense ou d'appel d'offres) ou d'un vote en bureau de CSE :

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Zoom DPO : Les 4 Vérifications Juridiques Indispensables (Article 28 du RGPD)

Lors de l'inscription de l'outil au registre des activités de traitement, le Délégué à la Protection des Données (ou le Comité d'Éthique de la Recherche d'une UMR CNRS / université) vérifie quatre points précis :

1. Dissociation claire entre hébergement permanent et calcul éphémère

Méfiez-vous des plaquettes commerciales floues qui promettent une conformité magique sans nommer leurs sous-traitants ultérieurs. Sur Le Scribe Audio, l'architecture est intégralement documentée :

• Stockage permanent en France : vos enregistrements vocaux et vos transcriptions résident en France sur OVHcloud (société de droit français certifiée ISO/IEC 27001).
• Calcul d'inférence en région Europe sans conservation : la double passe de transcription et la synthèse à la demande s'exécutent via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) avec engagement contractuel Zero Data Retention (aucune conservation après traitement, aucune réutilisation pour entraîner des modèles). En toute rigueur juridique, Google Cloud étant l'entité d'un groupe américain, cette brique d'inférence demeure soumise au Cloud Act américain — c'est précisément pourquoi nous offrons la suppression immédiate et irréversible en 1 clic dès votre export Word téléchargé.

2. Codage des étiquettes d'intervenants vs anonymisation manuelle du contenu

Dans le lecteur interactif du Studio, le chercheur ou le rédacteur peut coder et renommer globalement chaque étiquette d'intervenant (diarisation) en un clic — par exemple remplacer Locuteur 1 par Enquêté P1 ou Intervenant A sur l'ensemble de ses prises de parole avant d'exporter le document Word (.docx). En revanche, par rigueur méthodologique, les noms propres de tiers, de villes ou d'employeurs prononcés à l'intérieur même des phrases doivent être vérifiés et occultés par l'auteur lors de sa relecture humaine.

3. Évaluation réaliste de la charge de travail humaine (Temps divisé par 2)

Un cahier des charges sérieux évalue le coût complet (coût logiciel + temps agent). Sur 1 heure d'enregistrement audio multi-locuteurs :

• Frappe manuelle intégrale à partir d'une page blanche : 4 à 7 heures d'écoute au casque.
• Pré-transcription IA en 2 passes Le Scribe Audio + réécoute intégrale vérifiée : 2 à 3 heures de travail pour contrôler les noms propres, affiner la mise en forme et valider le document final — soit un temps de rédaction divisé par 2 (gain net de 50 %).

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Protocole de Test Technique en 30 Minutes (Avant Engagement Budgétaire)

Avant d'émettre un bon de commande SIFAC, Geslab, Chorus Pro ou d'engager le budget de fonctionnement (0,2 %) de votre CSE, nous recommandons de tester l'outil sur votre propre acoustique réelle grâce aux 60 minutes offertes à l'inscription (sans carte bancaire) :

1. Sélectionnez un extrait représentatif de 15 à 30 minutes (micro-pieuvre de salle de réunion, piste audio Teams/Zoom enregistrée sans bot, ou dictaphone de terrain .WAV / .M4A / .DS2).
2. Comparez les modes de restitution : lancez une transcription en Mode Texte lissé intégral (pour un procès-verbal ou compte rendu) ou en Mode Mot-à-mot (pour un entretien de recherche ou une audition contradictoire), puis générez en 1 clic la synthèse exécutive suivie du développement chrono-thématique.
3. Contrôlez le fichier Word (.docx) exporté : vérifiez la séparation des voix, la tenue des acronymes métier et la souplesse d'édition du document Word 100 % modifiable (qui comporte en pied de page une mention d'information sur la génération IA aisément adaptable après votre relecture humaine).

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Questions Fréquentes — Achats Publics, DPO & Déploiement Équipe

Quel est le seuil minimal pour commander sur devis administratif (Chorus Pro / Virement SEPA) ?

L'ouverture d'un dossier sur bon de commande administratif (Chorus Pro, SIFAC, Geslab) ou par virement SEPA est accessible dès le Pack 20 heures à 55,00 € HT (crédits valables à vie, jusqu'à 3 sièges collaborateurs), ainsi que sur les Packs 25h (65 € HT), 50h (125 € HT, 5 sièges), le Forfait Annuel 240h (360 € HT, sans tacite reconduction) et la double relecture humaine (60 € HT/h). Vous pouvez éditer votre devis officiel en 10 secondes sur notre générateur de devis PDF Chorus Pro.

Pouvez-vous signer un accord de sous-traitance RGPD (DPA Article 28) ou un engagement de confidentialité (NDA) ?

Oui. En complément de notre documentation sécurité et registre des sous-traitants, nous signons sur simple demande à info@lescribeaudio.com un accord de confidentialité bilatéral (NDA) ou un avenant de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

Comment fonctionne le partage de crédits entre plusieurs membres d'un service ou d'un laboratoire ?

Contrairement aux licences facturées par utilisateur, nos formules Équipe (dès 20h sur devis ou 25h en ligne) incluent 3 à 5 sièges collaborateurs rattachés à un pot commun d'heures. Chaque membre dispose de son propre identifiant sécurisé tout en débitant l'enveloppe partagée du service ou du laboratoire.