Modèle d'Autorisation & Charte d'Enregistrement Audio de Réunion RGPD (Word .docx Gratuit : CSE, RH, CODIR)
Charte & Accord d'Enregistrement Audio RGPD (.docx) — Encadrez Légalement vos Réunions & Entretiens
Téléchargez gratuitement notre modèle juridique Word (.docx) 100 % modifiable (information préalable CNIL, finalité exclusive, délai de purge et tableau de recueil des signatures) élaboré pour les DPO, DRH, secrétaires de CSE et dirigeants.
Enregistrez vos réunions, cours et entretiens (même écran éteint) ou importez vos mémos vocaux pour les transcrire en Word et PDF.
Télécharger gratuitement le Modèle Word (.docx) de Charte & Accord d'Enregistrement RGPD
La voix d'un salarié, d'un élu, d'un candidat ou d'un client constitue une donnée biométrique et personnelle au sens de l'article 4 du RGPD. Qu'il s'agisse d'enregistrer un comité de direction (CODIR), une réunion projet sur Teams, un entretien RH ou une séance de CSE, formaliser par écrit la finalité, la durée de conservation et la sécurité du traitement protège à la fois l'organisme et les participants contre tout grief d'enregistrement déloyal (article 226-1 du Code pénal).
Téléchargez ci-dessous notre modèle complet au format Microsoft Word (.docx) 100 % modifiable, prêt à être annexé à votre règlement intérieur, à vos convocations ou signé en début de séance :
Charte & Accord d'Enregistrement de Réunion Conforme RGPD (Entreprise & CSE)
Charte d'Enregistrement des Réunions
Organisme / Établissement :
Protocole Officiel d'Accord
Vous souhaitez enregistrer vos réunions en toute conformité ?
Découvrez Le Scribe Audio : stockage des fichiers en France chez OVHcloud (AES-256), inférence via Google Cloud Vertex AI (en région Europe) en Zero Data Retention et suppression en 1 clic.
Testez la Transcription Conforme avec Purge Immédiate en 1 Clic
Une fois les participants informés selon la charte ci-dessus, importez votre enregistrement pour générer votre compte rendu Word (.docx), puis supprimez définitivement l'audio en 1 clic après validation :
En vidéo (2 min 29) : RGPD, OVHcloud & Vertex AI Europe — Où Vont Vraiment Vos Fichiers Audio ?
Découvrez en toute transparence le parcours technique exact d'un fichier audio déposé sur Le Scribe Audio, du chiffrement AES-256 en France à la suppression définitive :
1. Quelle Base Légale RGPD Choisir Selon le Type de Réunion ? (Mémo DPO)
Une erreur classique consiste à demander un consentement individuel écrit là où la loi prévoit un vote majoritaire (ou inversement). Adaptez le paragraphe 2 de notre modèle Word selon votre contexte exact :
2. Les Mentions Techniques Exactes à Inscrire dans votre Registre des Traitements (Art. 30 RGPD)
Si votre DPO tient à jour le registre des activités de traitement de votre entreprise, collectivité ou syndicat en utilisant Le Scribe Audio comme sous-traitant de transcription, voici les garanties factuelles exactes à reporter :
- Sous-traitant éditeur : Société française LE SCRIBE AUDIO (RCS Rennes 890 049 927).
- Hébergement du stockage et de la base de données : En France chez OVHcloud, avec chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit.
- Infrastructure d'inférence IA : Google Cloud Vertex AI (en région Europe), configurée contractuellement sans conservation des données ni réutilisation pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle (Zero Data Retention). Par rigueur juridique vis-à-vis des DPO, nous précisons toujours que Google Cloud est une société de droit américain soumise au Cloud Act.
- Maîtrise du cycle de vie & Purge : Bouton de suppression définitive immédiate en 1 clic accessible par l'utilisateur sur chaque dossier (supprimant simultanément le fichier audio source et les textes générés).
- Conformité AI Act européen (Règlement UE 2024/1689) : Zéro analyse biométrique des émotions ou du comportement des salariés (contrairement à certains assistants visio américains), comme détaillé dans notre guide complet AI Act & enregistrement en entreprise.
Questions Fréquentes — Autorisation d'Enregistrement Audio & RGPD
Une annonce orale enregistrée au début de la réunion suffit-elle à défaut de feuille signée en visioconférence ?
En visioconférence à distance où faire signer un papier est peu pratique, la CNIL admet parfaitement une information écrite préalable dans l'invitation agenda complétée par une annonce orale explicite au lancement de l'enregistrement (en laissant la possibilité à un participant de s'y opposer ou de couper son micro sur un point personnel), doublée de la bannière visuelle d'enregistrement de Teams/Zoom. Notre modèle Word contient les deux formules : la clause écrite à copier dans vos invitations et la feuille d'émargement présentielle.
Peut-on utiliser l'enregistrement audio d'une réunion d'équipe pour sanctionner un salarié ?
Non, principe strict de limitation des finalités (article 5.1.b du RGPD) ! Lorsqu'un enregistrement est collecté dans le seul but de rédiger le compte rendu d'une réunion de travail ou d'un CSE, il ne peut pas être détourné a posteriori comme outil de surveillance ou d'évaluation disciplinaire individuelle des salariés. C'est précisément ce que sécurise l'article 1 de notre charte Word.
Ressources juridiques et RGPD associées
- Loi sur l'Enregistrement d'une Réunion ou Conversation en France
- AI Act 2026 & Enregistrement de Réunion CSE / RH : Règles & Interdictions
- Sécurité, Hébergement OVHcloud France & Conformité RGPD Le Scribe Audio
- Modèle de Règlement Intérieur de CSE Word (.docx)
- Modèle de Feuille de Présence & d'Émargement Réunion (.docx)
Guides & Ressources Recommandés
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