Datenschutzerklärung & Transparenz der Datenverarbeitung

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) & Datenschutzkontakt

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Kontodaten, Website-Zugriffe und Abrechnungsdaten (sowie Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für die von Geschäftskunden, Hochschulen, Kanzleien und Behörden hochgeladenen Audio- und Videodateien) ist:

2. Verarbeitete Datenkategorien & Zwecke der Verarbeitung

• Konto- und Authentifizierungsdaten: Name, geschäftliche oder private E-Mail-Adresse, optionale Organisationszugehörigkeit (Team-Arbeitsbereich mit bis zu 5 Plätzen) und Sitzungstokens zur Bereitstellung Ihres Benutzerkontos und Stundenkontingents.
• Rechnungs- und Bestelldaten: Firmenname, Rechnungsanschrift, innergemeinschaftliche USt-IdNr. (Reverse-Charge-Verfahren) und Transaktionsreferenzen. Vollständige Zahlungskartendaten werden ausschließlich durch unseren PCI-DSS-zertifizierten Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet; unsere Buchhaltungs- und Rechnungslegung erfolgt über Amarris Direct — Skwarel.
• Hochgeladene Audio-/Videodateien & erzeugte Dokumente: Ihre Mediendateien (bis 10 Stunden und 10 GB am Stück), das im 2-Pass-Verfahren erzeugte Transkript, die auf Abruf per 1 Klick erstellte zweigeteilte Zusammenfassung (Management-Zusammenfassung gefolgt von einem chronologisch-thematischen Verlauf, ohne automatisierte To-do-Listen) sowie Ihre Exporte als 100 % bearbeitbare Word-Datei (.docx mit KI-Fußzeilenhinweis), PDF, SRT oder VTT.
• Hinweis zur Sprecher-Codierung (Diarisierung): Im interaktiven Player können Sie erkannte Sprecher-Etiketten global umbenennen bzw. codieren (z. B. Herr Müller (28) → Befragter P1 (28)). Diese Funktion ersetzt die Sprecher-Labels der Diarisierung, stellt jedoch kein automatisches Schwärzungs-Tool für innerhalb der gesprochenen Sätze erwähnte Personen- oder Ortsnamen dar; diese werden im Rahmen Ihrer fachlichen Gegenlesung (realistisch 2 bis 3 Stunden pro Stunde Audio statt 4 bis 7 Stunden manuellem Abtippen) geprüft.
• Optionale menschliche Korrekturlesung (Französisch): Beauftragen Sie optional unsere menschliche Korrekturlesung zum Tarif von 60 € netto / Stunde (1,00 € netto / Min., für französischsprachige Aufnahmen), erhalten ausschließlich zwei aufeinanderfolgende, vertraulichkeitsverpflichtete menschliche Transkribierende zwecks Doppel-Gegenlesung temporären Zugriff auf die betroffene Datei.

3. Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 und Art. 28 DSGVO

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Bereitstellung der Transkriptionsplattform, Durchführung des 60-minütigen Gratis-Tests, Verwaltung von Stundenpaketen/Abonnements und technischer Kundensupport.
• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung): Soweit Sie im Rahmen Ihrer beruflichen, wissenschaftlichen oder behördlichen Tätigkeit Aufnahmen mit personenbezogenen Daten Dritter hochladen, handelt LE SCRIBE AUDIO streng weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Insbesondere klinkt sich kein ungebetener Meeting-Bot in Ihre Kalender oder Videokonferenzen ein; die Einholung erforderlicher Einwilligungen der Gesprächsteilnehmenden (z. B. § 201 StGB in Deutschland) obliegt dem Verantwortlichen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen (10 Jahre gemäß französischem Handelsgesetzbuch Code de commerce).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO & § 25 TDDDG (Einwilligung): Optionale Reichweiten- und Produktanalyse sowie Kampagnenmessung (Google Consent Mode v2 ist standardmäßig auf denied gesetzt und wird erst nach Ihrer aktiven Einwilligung im Cookie-Banner lescribe_cookie_consent aktiviert).

4. Speicherort in Frankreich (OVHcloud), KI-Inferenz (Vertex AI Europa) & US Cloud Act

Für Datenschutzbeauftragte (DPO), Betriebsräte, Ethikkommissionen und IT-Sicherheitsabteilungen legen wir unsere Architektur ohne Marketing-Beschönigungen offen:

1. Physische Dateispeicherung in Frankreich (OVHcloud): Sämtliche hochgeladenen Audio-/Videodateien und Transkriptdatenbanken werden ausschließlich in Frankreich bei OVHcloud gespeichert, während der Übertragung per TLS 1.2/1.3 und im Ruhezustand per AES-256 verschlüsselt.
2. KI-Inferenz über Google Cloud Vertex AI (Region Europa) unter Zero Data Retention: Zur akustischen Transkription und optionalen Zusammenfassung werden die Segmente verschlüsselt an Google Cloud Vertex AI in europäischen Rechenzentren (Region Europa) übermittelt. Vertraglich gilt strikte Zero Data Retention: Die Verarbeitung erfolgt flüchtig im Arbeitsspeicher; Google Cloud speichert Ihre Dateien nicht und verwendet Ihre Inhalte niemals zum Training von KI-Modellen.
3. Juristische Klarstellung zum US Cloud Act: Da der Anbieter Google Cloud ein US-amerikanisches Unternehmen ist, unterliegt dieser Dienstleister trotz Verarbeitung in der Region Europa rechtlich dem US Cloud Act. Wir behaupten daher ausdrücklich keine „100 % US-freie KI“, sondern kombinieren europäische Rechenzentrumsstandorte, EU-Standardvertragsklauseln (Google Cloud Data Processing Addendum), vertragliche Zero Data Retention, die französische Primärspeicherung bei OVHcloud und die sofortige 1-Klick-Endlöschung durch die Nutzerin bzw. den Nutzer.

5. Eingesetzte Dienstleister & Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

6. Speicherdauer & Endgültige 1-Klick-Löschung

Sie entscheiden selbst über die Aufbewahrungsdauer Ihrer Projekte: Über die Schaltfläche „Löschen“ in Ihrem Dashboard werden sowohl die Original-Audiodatei als auch sämtliche Segmente, Zeitmarken, Zusammenfassungen und Textdateien sofort und unwiderruflich von unseren OVHcloud-Speichersystemen in Frankreich gelöscht. Bei vollständiger Kontolöschung auf Anfrage an info@lescribeaudio.com werden alle zugehörigen Projektdaten unverzüglich entfernt (ausgenommen gesetzlich aufzubewahrende Buchhaltungsbelege).

7. Ihre Rechte als betroffene Person & Aufsichtsbehörden

Gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO (sowie dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz — nDSG) haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch und den jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Richten Sie Ihr Anliegen einfach an info@lescribeaudio.com.

Zudem steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu — insbesondere bei der federführenden französischen Aufsichtsbehörde CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr) sowie bei der für Ihren Wohnsitz oder Unternehmenssitz zuständigen Landesdatenschutzbehörde in Deutschland, der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) oder dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) in der Schweiz.