Rédaction procès-verbal réunion (CA, AG, CE, CSE)
Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal, ou PV, à la différence du compte rendu qui a une visée informative, a une valeur légale de consignation des décisions prises lors d’une réunion. Il fait partie intégrante des entreprises, collectivités ou institutions et est une source d’information lorsque des questions se posent concernant le fonctionnement, la mise en œuvre de projets ou le statut d’une instance.
Que permet la rédaction d’un procès-verbal de réunion ?
Soumis à l’approbation des participants lors de la réunion suivante, le procès-verbal revêt un caractère officiel et obligatoire. En cas de contestation, le procès-verbal fait foi. Il ne faut donc pas en négliger la qualité.
La rédaction du procès-verbal donne une force juridique aux échanges et aux engagements pris. En conséquence, une grande attention doit être portée pour que le procès-verbal restitue la teneur et le déroulement des propos échangés.
Il incombe, légalement ou en pratique, au secrétaire de séance d’assurer la rédaction du procès-verbal. Or celui-ci peut subir de multiples pressions afin d’orienter la rédaction. Pour ne pas y céder et éviter ce type de désagréments, la rédaction du procès-verbal peut être déléguée à un tiers. Cette externalisation, qui reste soumise au contrôle du secrétaire de séance, offre divers avantages.
Pourquoi faire transcrire son PV par une entreprise externe ?
Recourir à un prestataire externe pour la rédaction d’un procès-verbal présente l’avantage d’une rédaction neutre qui ne favorise pas telle ou telle partie. Le recours à un rédacteur des débats indépendant est donc un gage d’impartialité. De plus, afin de s’assurer de la qualité formelle du document, il est préférable qu’il soit rédigé au clavier. Cela permet d’éviter la plupart des coquilles ou contresens que peut laisser un transcripteur utilisant la transcription automatique.
La transcription manuelle étant une activité chronophage, externaliser la rédaction s’avère avantageux en termes de temps. Un rédacteur expert en rédaction de procès-verbaux vous livrera un document rédigé selon vos consignes, et avec la qualité rédactionnelle exigée.
Type de réunions où le procès-verbal est obligatoire :
- Conseil d’Administration (CA) ;
- Assemblée Générale (AG) ;
- Comité d’entreprise (CE), Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), Comité social et économique (CSE) ;
- Conseil municipal, Conseil d’agglomération, Conseil de métropole, Conseil départemental, Conseil régional